El impacto de la tecnología en la empresa
El impacto de la tecnología en la empresa ha sido cada vez más importante en los últimos años en que cada vez se han ido incorporando nuevas tecnologías y se ha producido un gran avance dentro de la propia tecnología. Cada vez las tecnologías facilitan las tareas de la empresa y producen innovación, lo que hace que las empresas que no se suman a estas tecnologías se vayan quedando atrás.
Una empresa que incorpora las nuevas tecnologías es más competitiva, cuenta con mayores recursos de producción y competitividad, mientras que las que no invierten en tecnología se van quedando atrás, bien porque no tienen las mejoras que las demás empresas o su capacidad productiva es mejor. Esto depende mucho de la empresa de la que se trata, pero está claro que una empresa que va incorporando nuevas tecnologías se encuentra en avance constante.
Existen dos problemas relacionadas con la importancia de la tecnología en la empresa: la tecnología se está renovando constantemente de manera que la inversión cada vez es mayor y existen muchas empresas que no son capaces de ir avanzando a su ritmo por su capacidad económica, y la dependencia total que existe de la tecnología en muchas empresas de manera que si se produce un fallo en la informática o internet o las tecnologías de la empresa la empresa se encuentra totalmente desamparada y en muchas ocasiones sin poder continuar hasta que esto sea solventado.
Además de estos dos inconvenientes, los trabajadores de las empresas deben ser entrenados y formados para conocer las nuevas tecnologías, con la consecuente necesidad de recursos de formación y tiempo para esta formación. Constantemente se tiene que hacer un reciclaje formativo por parte de la plantilla. Además de esto, existen nuevas necesidades relacionados con las tecnologías, como la protección de datos personales o lopd entre muchas otras.
Existen muchas tecnologías de alta importancia en la empresa que han crecido en los últimos años: nuevas herramientas de producción, nuevas herramientas de gestión, nuevas herramientas de formación, nuevos programas informáticos, nuevo hardware, nuevos aparatos de trabajo, nuevas herramientas de comunicación (internet, email, redes sociales), etc. Han cambiado mucho las cosas desde que el fax era un elemento muy importante de comunicación y muchas empresas tenían que hacer muchas labores manualmente.
Está claro que la tecnología ha tenido un impacto muy grande en todas las empresas, desde las que pueden permitirse todas las altas tecnologías, las que sólo pueden permitirse una nueva herramienta de trabajo, las que utilizan Internet en la empresa o las que tienen su página en las redes sociales. Todas las empresas, de una manera u otra, tienen una dependencia importante con la informática y las nuevas tecnologías. Esto en parte es bueno, mientras todo vaya bien.
Tecnología en la empresa
Por Daniel Mordecki
Cantidad y Calidad
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Para tratar de entender como impacta la tecnología de la información y las decisiones vinculadas a ella en la empresa, analicemos el ejemplo del email. El email puede ser considerado de dos formas, en base a dos visiones distintas.
La primera visión se basa en el siguiente razonamiento: antes la empresa se comunicaba a través de faxes y memos que llevaban los cadetes. Hoy hay una herramienta que transporta memos mucho más rápido y mucho más barato, por lo que adoptarla es imperativo, así que por favor, implementen un servidor de email, y den una casilla de email a aquellos de la empresa que hoy reciben y envían memos.
La segunda visión se basa en un razonamiento completamente distinto: La diferencia en cantidad de información, calidad de la información y velocidad a la que se distribuye, hace que el email cambie la propia organización de la empresa: ahora no es necesario pasar todos los escalones hacia arriba y hacia abajo para comunicarse, como antes con los memos. Ahora se pueden generar equipos adhoc para cualquier tema. Ahora se puede discutir sin reunirse cualquier problema. El email achata y flexibiliza mi organigrama: así que por favor implementen un servidor de email y den una casilla a cada uno de los empleados de la empresa.
La primera visión ve un cambio en cantidad: antes hacía agujeros con la maza, ahora está el martillo neumático: obtengo el mismo resultado en menos tiempo, con menor costo. La segunda visión percibe el cambio en cantidad, pero pone el foco en el cambio en calidad, un cambio no cuantificable, al menos fácilmente, pero más profundo y de consecuencias más amplias que la idea de hacer lo mismo más barato y más rápido.
Llega un momento en que los cambios de cantidad transforman la esencia misma del problema: hacer un edificio de 5 pisos es un problema parecido pero más chico que hacer un edificio de 10 pisos, pero es un problema cualitativamente distinto que hacer un edificio de 500 pisos. Ser responsable de la educación de 100 alumnos es razonablemente parecido a ser responsable por la educación de 180 alumnos, pero un problema cualitativamente diferente a ser responsable de la educación de 100 mil alumnos.
La penetración capilar de la tecnología de la información en la empresa, complementada por la relación multinivel de cada individuo con las herramientas informáticas: nivel de productividad personal, nivel de acceso a los sistemas centrales, nivel de comunicación, etc. hacen que la acumulación de implicaciones de una decisión informática relevante la transformen en una decisión estratégica: la cantidad de consecuencias es tal que el cambio deviene en un cambio cualitativo, una decisión que va mucho más allá de la búsqueda de más eficiencia y menor costo. Sean o no conscientes del impacto del email en una empresa, hoy en día los departamentos de soporte reciben muchas más llamadas si se cae el correo electrónico 10 minutos que si se cae el sistema de facturación media hora.
La primera visión se basa en el siguiente razonamiento: antes la empresa se comunicaba a través de faxes y memos que llevaban los cadetes. Hoy hay una herramienta que transporta memos mucho más rápido y mucho más barato, por lo que adoptarla es imperativo, así que por favor, implementen un servidor de email, y den una casilla de email a aquellos de la empresa que hoy reciben y envían memos.
La segunda visión se basa en un razonamiento completamente distinto: La diferencia en cantidad de información, calidad de la información y velocidad a la que se distribuye, hace que el email cambie la propia organización de la empresa: ahora no es necesario pasar todos los escalones hacia arriba y hacia abajo para comunicarse, como antes con los memos. Ahora se pueden generar equipos adhoc para cualquier tema. Ahora se puede discutir sin reunirse cualquier problema. El email achata y flexibiliza mi organigrama: así que por favor implementen un servidor de email y den una casilla a cada uno de los empleados de la empresa.
La primera visión ve un cambio en cantidad: antes hacía agujeros con la maza, ahora está el martillo neumático: obtengo el mismo resultado en menos tiempo, con menor costo. La segunda visión percibe el cambio en cantidad, pero pone el foco en el cambio en calidad, un cambio no cuantificable, al menos fácilmente, pero más profundo y de consecuencias más amplias que la idea de hacer lo mismo más barato y más rápido.
Llega un momento en que los cambios de cantidad transforman la esencia misma del problema: hacer un edificio de 5 pisos es un problema parecido pero más chico que hacer un edificio de 10 pisos, pero es un problema cualitativamente distinto que hacer un edificio de 500 pisos. Ser responsable de la educación de 100 alumnos es razonablemente parecido a ser responsable por la educación de 180 alumnos, pero un problema cualitativamente diferente a ser responsable de la educación de 100 mil alumnos.
La penetración capilar de la tecnología de la información en la empresa, complementada por la relación multinivel de cada individuo con las herramientas informáticas: nivel de productividad personal, nivel de acceso a los sistemas centrales, nivel de comunicación, etc. hacen que la acumulación de implicaciones de una decisión informática relevante la transformen en una decisión estratégica: la cantidad de consecuencias es tal que el cambio deviene en un cambio cualitativo, una decisión que va mucho más allá de la búsqueda de más eficiencia y menor costo. Sean o no conscientes del impacto del email en una empresa, hoy en día los departamentos de soporte reciben muchas más llamadas si se cae el correo electrónico 10 minutos que si se cae el sistema de facturación media hora.
Lo que sucede hoy
Da la impresión de que es difícil encontrar gerentes de las áreas de negocios que comprendan en profundidad lo que el impacto de la tecnología de la información representa para la empresa. Por lo menos es lo que me dice mi experiencia personal. No es que no haya gerentes que no lo comprendan, los hay tanto de los que partieron del área de sistemas para luego llegar a las gerencias de negocios, como de los que no dominan los recovecos de la informática, pero perciben su magia a cabalidad. El punto está en que lo más frecuente es encontrar en las empresas un trato sobre las decisiones de temas informáticos que denota incomprensión de las oportunidades y problemas que la propia decisión representa más allá de los parámetros habituales de cualquier compra y que son los que están en la superficie: el proveedor, el precio, los descuentos y los plazos.
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Toda decisión estratégica, es una decisión de largo plazo. Las decisiones informáticas son estratégicas y una muestra de ello es la inercia increíble que tienen, que hace que decisiones tomadas al pasar veinte años atrás sigan conviviendo y complicando el presente, con gran chance de proyectarse como la piedra en el zapato del futuro. Hay situaciones en que se torna angustiante ver como se toman decisiones que tendrán un impacto tremendo en el futuro sin que quienes las toman sean conscientes de ello.
Un camino de ida y vuelta
No es justo decir que este problema es exclusivo de las áreas de negocios, los gerentes de sistemas tienen una responsabilidad igual y complementaria: en la mayoría de los casos no consiguen transmitir a sus pares de negocios la importancia de la decisión que están tomando, las alternativas que hay y las consecuencias positivas y negativas de cada una de ellas, no en los términos de impacto en la infraestructura informática, sino de impacto positivo o negativo en la organización, en la estrategia y en el posicionamiento de la empresa.
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La responsabilidad de un gerente de sistemas va mucho más allá de las decisiones técnicas. Es más, tal vez no sea esa siquiera su responsabilidad principal, sino la de oficiar de puente entre las decisiones técnicas y su impacto en el negocio. Tomar decisiones es en definitiva seleccionar entre opciones, eligiendo con qué opciones quedarse y cuáles descartar. En ese marco, el rol del gerente de sistemas es dotar al resto de la empresa de la información necesaria y adecuada para que se tomen decisiones vinculadas a informática, con la mira puesta más allá del descuento por volumen para el próximo upgrade.
Si se toma la decisión de ampliar el equipo central para soportar nuevas sucursales con procesamiento en linea, en vez de una arquitectura distribuida, no se está haciendo una opción filosófica que soporta a los apóstoles de los equipos centrales en detrimento de los ayatollahs de las redes. Se está tomando una decisión que requiere menor inversión inicial y menor costo de administración, a cambio de un enorme y único punto de falla. No es que haya una decisión mejor a priori, sino que en cada empresa y en cada caso será hoy mejor una, mañana mejor otra. Se trata de destacar con el ejemplo que en las empresas se discuten estos temas después que la decisión fue tomada, cuando se percatan que un problema en la base de datos central dejó a todas las sucursales Knock Out. Es en ese momento de presión que surgen las alternativas, se estudian las soluciones, se toman previsiones, pero ahora tienen un costo mucho más alto y con la pesada carga de intentar salvar al menos algo del costo hundido en la decisión anterior, lo que impone la obligación de rendirse una vez más ante la inercia de la base instalada.
Si se toma la decisión de ampliar el equipo central para soportar nuevas sucursales con procesamiento en linea, en vez de una arquitectura distribuida, no se está haciendo una opción filosófica que soporta a los apóstoles de los equipos centrales en detrimento de los ayatollahs de las redes. Se está tomando una decisión que requiere menor inversión inicial y menor costo de administración, a cambio de un enorme y único punto de falla. No es que haya una decisión mejor a priori, sino que en cada empresa y en cada caso será hoy mejor una, mañana mejor otra. Se trata de destacar con el ejemplo que en las empresas se discuten estos temas después que la decisión fue tomada, cuando se percatan que un problema en la base de datos central dejó a todas las sucursales Knock Out. Es en ese momento de presión que surgen las alternativas, se estudian las soluciones, se toman previsiones, pero ahora tienen un costo mucho más alto y con la pesada carga de intentar salvar al menos algo del costo hundido en la decisión anterior, lo que impone la obligación de rendirse una vez más ante la inercia de la base instalada.
Ventajas de la tecnología en las empresas
En la actualidad la apertura de muchas empresas al mundo digital ha provocado un cambio drástico en el modo de gestionar estas compañías así como en su forma de relacionarse con los clientes. Por ello, las empresas tienen la necesidad de aplicar las innovaciones tecnológicas que permitan mejorar su modelo de negocio en un mercado que es cada día más competitivo. Son varias las ventajas que supone implementar innovaciones tecnológicas en las empresas:
1) Reducción de costes:
1) Reducción de costes:
Las innovaciones tecnológicas reportan beneficios a las empresas, ya que gracias a ellas se reducen significativamente los costes operativos y se racionaliza el proceso de producción y control de manera más óptima.. Son muchos los empresarios que dudan a la hora de incorporar innovaciones tecnológicas a sus modelos de negocio por las grandes inversiones que conlleva. No obstante, en la actualidad hay empresas de tecnología que ofrecen innovaciones por pagos mensuales que no suponen una gran inversión y que reportan grandes beneficios para las empresas.
2) Equipos más productivos:
2) Equipos más productivos:
Estas innovaciones tecnológicas implican una automatización de ciertas actividades y por tanto, los equipos de profesionales pueden centralizar todos sus esfuerzos en desarrollar las estrategias necesarias para alcanzar sus objetivos y organizarse para solucionar problemas específicos.
3) Diferenciarse de la competencia:
3) Diferenciarse de la competencia:
En un mercado globalizado donde las empresas tienen que renovarse continuamente aplicando nuevas estrategias de negocio, la innovación tecnológica es un requisito imprescindible para obtener una ventaja competitiva a la vez que se agrega valor a la firma.
4) Expansión de la empresa:
4) Expansión de la empresa:
La innovación tecnológica permite que también las PYMES y no solo las grandes compañías puedan competir a nivel global. La Red se está extendiendo a múltiples dispositivos y no solo a los móviles, también a todo tipo de objetos. Estamos en la era del Internet de las cosas donde las empresas deben desarrollar nuevos modelos de negocio basados en innovaciones tecnológicas para expandirse y ofrecer los mejores servicios a sus consumidores.
5): Información en tiempo real para tomar decisiones
5): Información en tiempo real para tomar decisiones
La gestión de información es un factor decisivo para cualquier empresa ya sea PYME o grandes compañías, ya que permite a la dirección controlar y hacer seguimiento al cumplimiento de objetivos. El problema surge cuando la generación de indicadores de gestión requiere muchos esfuerzos y costes o simplemente no es posible de obtener sin las herramientas adecuadas, en ese caso puede ser insuficiente la información que se requiere para tomar decisiones y reaccionar a tiempo ante los constantes cambios del entorno. Además en muchas ocasiones la información no es fiable o no está actualizada. Es por ello, que las empresas cada día buscan incorporar tecnología en sus procesos, de manera que puedan gestionar con cuadros de mandos los indicadores claves del negocio.
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